Recruiting- und Projektsystem für eine Personalberatung

Zwei zugekaufte Programme, die nicht miteinander sprachen, und viel Excel dazwischen. Dann ging einer der Anbieter insolvent.

2 Vollzeitkräfte: an Arbeitszeit, die das System heute abnimmt
19: Abläufe, die vorher von Hand liefen, verteilt lagen oder gar nicht stattfanden
90 Tage: bis das System produktiv lief, zwei Fremdsysteme abgelöst

Branche: Personalberatung und Executive Search für Immobilien und Bau
Größe: rund 15 Mitarbeitende
Sitz: Berlin
Vorher im Einsatz: zwei zugekaufte Programme plus Excel, ein Anbieter insolvent
Bis produktiv: rund 3 Monate
Heute: führendes System der Firma, wird laufend weitergebaut

Wie es vorher lief

Die Firma arbeitete mit zwei zugekauften Systemen, die nicht miteinander sprachen, und einer Menge Excel dazwischen. Dann ging der Anbieter eines der beiden Systeme insolvent. Aus einem Ärgernis wurde ein Problem mit Frist.

Wir haben nicht das alte System nachgebaut. Wir haben uns angesehen, wie die Firma tatsächlich arbeitet: Kandidaten und Projekte, Bewerbungen, die im Postfach landen, Ansprache über E-Mail und LinkedIn, Dokumente, die jemand von Hand zusammenkopiert, Auswertungen für die Geschäftsführung.

Das Können der Firma lag da, wo es in einer Personalberatung immer liegt: in Erfahrung, in gewachsenen Beziehungen, in eingespielten Handgriffen. Heute steht dasselbe Können zusätzlich im System – abrufbar für jeden im Team, auch für den, der nächste Woche anfängt. Es läuft als führendes System der Firma, wir betreiben es weiter, der Code gehört ihr.

Kandidaten

Offene Projekte

Projekt Nord2 Stellen offen · Sondermaschinenbau

Projekt Süd1 Stelle offen · Instandhaltungsleitung

Projekt Westbesetzt

Bestandwartet auf die passende Stelle

Kandidat auswählen, um die Zuordnung zu sehen.

Ausschnitt aus dem gebauten System · bedienbar

Was im System steckt

Kandidaten, Projekte und Pipeline in einem System
Bewerbungseingang direkt aus dem eigenen Postfach
Versand über E-Mail und LinkedIn, aus derselben Oberfläche
Dokumente im eigenen Layout, aus den vorhandenen Daten
Auswertungen für die Geschäftsführung
Rechte pro Rolle

Wie wir vorgegangen sind

1
Mitlaufen statt fragen
Bevor eine Zeile Code entstand, haben wir den Arbeitsalltag begleitet: welcher Klick passiert wie oft, wo wird abgetippt, welche Datei liegt wo. Ein Anforderungskatalog aus einem Workshop hätte die Hälfte davon nie erfasst, weil eingespielte Handgriffe niemand von sich aus erzählt.
2
Daten zuerst, Oberfläche danach
Der Altbestand kam vor dem ersten Bildschirm dran. Rund 150.000 Datensätze aus zwei Systemen mit unterschiedlichen Feldern, Dubletten und Freitext, wo Struktur hätte stehen sollen. Erst als klar war, wie die Daten wirklich aussehen, stand fest, wie das System aussehen muss.
3
Parallelbetrieb statt Stichtag
Das neue System lief neben dem alten, nicht statt ihm. Damit war der Umstieg keine Entscheidung mit Risiko, sondern ein Übergang: Wer wollte, arbeitete schon neu, der Rest kam nach, und die Insolvenzfrist des einen Anbieters wurde vom Notfall zur Randnotiz.
4
Weiterbauen im Betrieb
Seit dem Produktivstart kommt monatlich Funktion dazu, während das System läuft. Kein Versionssprung, kein Wartungsfenster, keine zweite Einführung.

Der eigentliche Knackpunkt

Das Wertvollste an dieser Firma stand nirgends geschrieben: wie eine Unterlage aufgebaut sein muss, welche Formulierung beim Mandanten funktioniert, welcher Kandidat zu welchem Projekt passt. Dieses Wissen war da, es wurde nur bei jedem Vorgang neu aus den Köpfen geholt. Es einzufangen war die eigentliche Arbeit – deutlich mehr als das Bauen der Oberfläche. Dazu kam der Altbestand: zwei Systeme, die dasselbe unterschiedlich nannten, plus Excel-Dateien als dritte Datenquelle.

Was heute anders ist

Eine Vertraulichkeits-Unterlage entstand in mehreren Durchläufen: schreiben, mit der Geschäftsführung durchgehen, überarbeiten, wieder vorlegen. Bis das Wording saß, der Aufbau stimmte und das Layout passte, vergingen bis zu drei Tage. Genau dieses Wissen steckt heute im System: ein Klick, und das Dokument entsteht in der Form, die in diesen Durchläufen festgelegt wurde. Rund 15 Minuten inklusive Prüfung.
Die Ansprache je Projekt war teils wochenlange Handarbeit, Kandidat für Kandidat, Kanal für Kanal. Heute drei bis vier Klicks plus Textprüfung.
Kandidatenprofile werden erzeugt und mit einem Klick auf der Website veröffentlicht, statt in Stundenarbeit mit mehreren Korrekturläufen.
Bewerbungen fielen regelmäßig hinten runter. Heute laufen sie automatisch ein, werden zugeordnet und niemand muss sie suchen.
Lebensläufe werden ausgelesen und die Daten angereichert, ohne dass jemand abtippt.
Nachfassen wurde vergessen, weil nichts daran erinnerte. Heute läuft es automatisch.
Das hauseigene Wording steckt im System statt in den Köpfen. Neue Mitarbeiter schreiben ab Tag eins so, wie die Firma schreibt.
Es gab keinen Überblick über laufende Verfahren, nur eine Excel-Liste der wichtigsten Projekte. Heute steht der Stand live im System, inklusive Kennzahlen je Mitarbeiter.
Der Kandidatenbestand veraltete, weil laufende Aktualisierung hunderte Stunden gekostet hätte. Heute läuft sie automatisch – eine Fähigkeit, die es vorher gar nicht gab.
Beide Altsysteme sind abgeschaltet, auch das des insolventen Anbieters.

Wie wir auf diese Zahlen kommenStand: August 2026

Unsere Prozess- und Zeitanalyse vom 11.07.2026 rechnete bewusst eng und kam für sechs quantifizierbare Abläufe auf rund 100 Stunden im Monat. Sie erfasste damit nur einen Teil: abgelöst wurden 19 Abläufe, darunter mehrere, die vorher gar nicht stattfanden. Die Angabe von zwei Vollzeitkräften ist unsere Einschätzung aus dem laufenden Betrieb, nicht die konservative Rechnung.

Was länger gedauert hat

Wir haben die Oberfläche zweimal gebaut. Der erste Entwurf bildete ab, wie der Ablauf laut Beschreibung funktioniert. Im Alltag stellte sich heraus, dass die Reihenfolge eine andere ist, weil zwischendurch immer wieder Bewerbungen dazwischenkommen. Das kostete zwei Wochen, die wir uns gespart hätten, wenn wir früher mitgeschaut statt zugehört hätten.

Wie so ein Projekt bei uns läuft

Die vier Fragen, die in jedem Erstgespräch kommen.

Wie lange dauert so etwas?: Eine einzelne Automatisierung ein bis drei Wochen, ein Kernsystem vier bis zwölf. Ihr seht jede Woche etwas Lauffähiges, statt am Ende eine Überraschung.
Was kostet es?: Das hängt vom Zuschnitt ab, deshalb steht hier keine Zahl. Der Weg dorthin ist kurz: kostenloses Erstgespräch, danach der Prozess-Check zum Festpreis. Eine Woche später habt ihr Aufwand, Nutzen und eine klare Empfehlung schwarz auf weiß.
Wem gehört das Ergebnis?: Euch. Code, Daten und Zugänge liegen bei euch. Wechselt ihr irgendwann den Dienstleister, nehmt ihr alles mit.
Und wenn ihr ausfallt?: Berechtigte Frage bei einer kleinen Firma. Deshalb steht der Code in eurem Repository, die Daten in eurer Datenbank, die Zugänge auf euren Namen. Wir bauen mit verbreiteter Technik, damit jeder Entwickler übernehmen kann.

Ausführlicher steht das auf der Fragenseite.