Vertriebssystem für eine Internetagentur

Ein teures Standard-CRM, in das sich LinkedIn nicht sauber einbinden ließ. Dazu Website-Analysen, die jemand von Hand machen musste.

4 → 1: Werkzeuge zusammengeführt: CRM, Buchungssoftware, LinkedIn und Tabelle
0: Website-Bewertungen von Hand, vorher bei jedem einzelnen Lead

Branche: Internetagentur, Schwerpunkt Websites
Größe: 3 Mitarbeitende plus Freelancer
Sitz: Berlin

Wie es vorher lief

Die Agentur arbeitete mit einem teuren Standard-CRM, in das sich LinkedIn nicht ordentlich einbinden ließ. Für jeden Lead musste außerdem die aktuelle Website angesehen und bewertet werden – von Hand, bei jedem einzelnen.

Dazu kam eine eigene Buchungssoftware und die ständige Frage, wo die nächsten Leads herkommen. Mehrere Werkzeuge, mehrere Logins, und der Vertriebsprozess lag irgendwo dazwischen.

Neue Mitarbeiter lernen ein System statt vier. Niemand muss nach Leads fragen, niemand recherchiert Websites von Hand, und für Termine braucht es keine zweite Software.

Neue Leads, automatisch geprüft

Lead auswählen, um die automatische Website-Analyse zu sehen.

Ausschnitt aus dem gebauten System · bedienbar

Was im System steckt

Website-Analyse für jeden Lead, automatisch statt von Hand
Automatische Suche, die laufend neue Leads nachliefert
LinkedIn direkt angebunden, ohne Umweg
Terminbuchung im System statt in einer zusätzlichen Software
Der ganze Vertriebsprozess in einer Oberfläche

Wie wir vorgegangen sind

1
Die vier Werkzeuge auflisten
Erst wurde aufgeschrieben, was tatsächlich benutzt wird und wofür: CRM, Buchungssoftware, LinkedIn, Tabelle. Dabei zeigte sich, dass drei davon dieselben Kontaktdaten hielten, in drei Ständen.
2
Die Handarbeit zuerst automatisieren
Der teuerste Handgriff war die Website-Bewertung pro Lead. Die kam zuerst dran, weil sie täglich anfiel und sich vollständig beschreiben ließ. Ein sichtbarer Effekt in Woche eins trägt den Rest des Projekts.
3
Dann erst das System drumherum
Pipeline, LinkedIn-Anbindung und Terminbuchung kamen danach, in dieser Reihenfolge, jeweils erst wenn der vorige Schritt im Alltag stand.

Der eigentliche Knackpunkt

Ein Standard-CRM war nicht zu teuer, es passte nicht: Der eine Ablauf, der bei einer Internetagentur den Unterschied macht, nämlich vor dem Erstkontakt zu wissen, wie die Website des Interessenten aussieht, ließ sich dort nicht abbilden. Der Rest des Werkzeugs war gut und trotzdem wertlos.

Was heute anders ist

Die Website-Bewertung je Lead passiert automatisch, vorher war sie Handarbeit bei jedem einzelnen.
Terminbuchung läuft im System, die separate Buchungssoftware wird nicht mehr gebraucht.
LinkedIn ist direkt angebunden, kein Umweg über Kopieren mehr.
Neue Mitarbeiter lernen eine Oberfläche statt vier Werkzeuge.

Wie wir auf diese Zahlen kommenStand: August 2026

Wie so ein Projekt bei uns läuft

Die vier Fragen, die in jedem Erstgespräch kommen.

Wie lange dauert so etwas?: Eine einzelne Automatisierung ein bis drei Wochen, ein Kernsystem vier bis zwölf. Ihr seht jede Woche etwas Lauffähiges, statt am Ende eine Überraschung.
Was kostet es?: Das hängt vom Zuschnitt ab, deshalb steht hier keine Zahl. Der Weg dorthin ist kurz: kostenloses Erstgespräch, danach der Prozess-Check zum Festpreis. Eine Woche später habt ihr Aufwand, Nutzen und eine klare Empfehlung schwarz auf weiß.
Wem gehört das Ergebnis?: Euch. Code, Daten und Zugänge liegen bei euch. Wechselt ihr irgendwann den Dienstleister, nehmt ihr alles mit.
Und wenn ihr ausfallt?: Berechtigte Frage bei einer kleinen Firma. Deshalb steht der Code in eurem Repository, die Daten in eurer Datenbank, die Zugänge auf euren Namen. Wir bauen mit verbreiteter Technik, damit jeder Entwickler übernehmen kann.

Ausführlicher steht das auf der Fragenseite.