Recruiting-Software: fertig mieten oder das Kernsystem bauen?
Für den Bewerbungsprozess im eigenen Haus reicht ein fertiges System. Wenn Recruiting euer Geschäft ist, sieht die Rechnung anders aus. Mit einem gebauten Beispiel, das ihr anfassen könnt.
Kurz gefasst: Betriebe, die eigene Stellen besetzen, sind mit fertiger Bewerbermanagement-Software gut bedient. Anders bei Personalberatungen und Personaldienstleistern: dort ist die Software das Kernsystem des Geschäfts, Kandidaten, Kundenprojekte, Vorstellungen und Abrechnung in einem Fluss, und genau daran scheitern Standardsysteme, die für Unternehmens-HR gebaut wurden. Für diesen Fall lohnt sich die Eigenentwicklung: zugeschnitten auf den eigenen Ablauf, ohne Lizenzkosten pro Nutzer, und der Code gehört euch.
Nicht theoretisch: im Einsatz bei einer Berliner Personalberatung.
Für die Westwind Karriere GmbH (Personalberatung und Executive Search, rund 15 Mitarbeitende) haben wir das Recruiting- und Projektsystem gebaut, das heute das führende System der Firma ist. Ausgangslage: zwei zugekaufte Programme, die nicht miteinander sprachen, viel Excel dazwischen, und ein Anbieter, der insolvent ging. Nach rund 3 Monaten war das eigene System produktiv, seitdem wird es laufend weitergebaut: Kandidaten, Kundenprojekte, Vorstellungen, Dokumente und die Auswertungen, an denen die Firma ihr Geschäft steuert.
Recruiting-Software: die Fragen dahinter.
Welche Recruiting-Software ist die beste?
Die Frage davor entscheidet: Seid ihr ein Betrieb, der Stellen besetzt, oder ist Recruiting euer Geschäft? Für den Bewerbungsprozess im eigenen Haus reicht ein fertiges Bewerbermanagement, davon gibt es viele gute. Für Personalberatungen und Personaldienstleister ist die Software dagegen das Kernsystem: Kandidaten, Kunden, Projekte und Abrechnung in einem Fluss. Genau dort passen die fertigen Systeme oft nicht, weil sie für Unternehmens-HR gebaut sind, nicht für das Vermittlungsgeschäft.
Was kostet eine eigene Recruiting-Software?
Ein Kernsystem für eine Personalberatung liegt im fünfstelligen Bereich, je nach Umfang von Kandidatenverwaltung über Projekt-Pipeline bis zu Dokumenten und Abrechnung. Zum Vergleich: spezialisierte Miet-Systeme für Personaldienstleister kosten pro Nutzer und Monat, über Jahre und ein wachsendes Team gerechnet holt die Eigenentwicklung auf, und der Code gehört am Ende euch. Die Rechnung für euren Fall macht der Prozess-Check ab 750 Euro.
Gibt es ein echtes Beispiel?
Ja, mit Namen: für die Westwind Karriere GmbH, eine Berliner Personalberatung mit rund 15 Mitarbeitenden, haben wir das Recruiting- und Projektsystem gebaut, das heute das führende System der Firma ist. Vorher liefen dort zwei zugekaufte Programme, die nicht miteinander sprachen, plus Excel dazwischen, dann ging einer der Anbieter insolvent. Nach rund 3 Monaten war das eigene System produktiv. Die ganze Geschichte steht in den Referenzen.
Was sollte eine Recruiting-Software für Personaldienstleister können?
Den ganzen Fluss, nicht nur Bewerbungen: Kandidaten mit Historie und Dokumenten, Kundenprojekte mit Pipeline, das Zusammenspiel (welcher Kandidat wurde wem wann vorgestellt), Dubletten-Schutz, DSGVO-Prozesse wie Freigaben und Löschung, und die Auswertungen, an denen ihr euer Geschäft steuert. Das Entscheidende ist der Zuschnitt auf euren Ablauf: jede Vermittlung arbeitet anders, und genau daran scheitern die Standardsysteme.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Das Referenzsystem war nach rund 3 Monaten produktiv, mit wöchentlich lauffähigen Zwischenständen ab der zweiten Woche. Der Umstieg lief bei laufendem Betrieb, inklusive Datenübernahme aus den Altsystemen. Danach wächst das System mit: neue Anforderungen werden gebaut, wenn sie sich im Alltag zeigen, statt vorab geraten.
Was ist mit dem Datenschutz bei Bewerberdaten?
Bewerberdaten sind besonders heikel: Löschfristen, Einwilligungen, Freigaben vor der Vorstellung beim Kunden. Ein eigenes System bildet genau eure DSGVO-Prozesse ab statt eines generischen Häkchens, mit EU-Hosting und Daten in eurer eigenen Datenbank. Wer wann was gesehen hat, bleibt nachvollziehbar.
Recruiting ist euer Geschäft? Dann reden wir über euer Kernsystem.
Der Prozess-Check ab 750 Euro nimmt euren Vermittlungsablauf auseinander und rechnet aus, was ein eigenes System kostet und spart. Verglichen mit dem, was ihr heute mietet.
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