Prozesse automatisieren: Beispiele, Kosten und wo man anfängt.
Nicht alles, was sich automatisieren lässt, lohnt sich. Hier stehen die Abläufe, bei denen es sich rechnet, echte Zahlen dazu, und die Regel, nach der wir auch mal abraten.
Kurz gefasst: Automatisieren lohnt sich bei Abläufen, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und heute von Hand laufen: Angebote, E-Mails, Belege, Berichte, Doppeleingaben zwischen Systemen. Eine einzelne Automatisierung liegt im vierstelligen Bereich und ist oft in unter einem Jahr bezahlt. KI kommt dort dazu, wo bisher menschliches Lesen und Einordnen nötig war. Und die Grenze: seltene, chaotische oder ungeklärte Abläufe automatisiert man nicht, man klärt sie erst. Liegt die Amortisation über 30 Monaten, raten wir ab.
Sechs Abläufe, die im Mittelstand am meisten Zeit fressen.
Angebote erstellen
Vorher: Daten aus Anfrage, Excel und Altsystem zusammenkopieren, 25 Minuten je Angebot.
Nachher: Anfrage rein, Angebot als Entwurf raus. Kontrolle bleibt beim Menschen.
E-Mails zuordnen
Vorher: Jede eingehende Mail von Hand lesen, zuordnen, weiterleiten.
Nachher: KI ordnet nach Kunde und Vorgang zu, schlägt Antworten aus euren Unterlagen vor.
Rechnungen und Belege
Vorher: Belege abtippen, in die Buchhaltung übertragen, Fehler suchen.
Nachher: Automatisch erkannt, geprüft und per Schnittstelle an DATEV übergeben.
Berichte und Auswertungen
Vorher: Monatszahlen aus drei Systemen in eine Excel-Tabelle bauen.
Nachher: Dashboard, das sich selbst aktualisiert. Jeden Tag aktuell statt einmal im Monat.
Daten zwischen Systemen
Vorher: Was im Shop passiert, wird von Hand in die Warenwirtschaft getippt.
Nachher: Schnittstelle statt Doppeleingabe. Einmal erfasst, überall aktuell.
Lead-Recherche im Vertrieb
Vorher: Jeden Interessenten von Hand googeln, bewerten, anschreiben.
Nachher: KI recherchiert, bewertet und schlägt die Ansprache vor. Details auf der Leadgenerierungs-Seite.
Mit Zahlen durchgerechnet findet ihr den Angebotsprozess auf der Seite Software entwickeln lassen und die Vertriebs-Automatisierung unter B2B-Leadgenerierung.
Prozesse automatisieren: die Fragen dahinter.
Welche Prozesse kann man automatisieren?
Am besten eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und heute von Hand laufen: Angebote erstellen, eingehende E-Mails zuordnen, Belege in die Buchhaltung übertragen, Berichte bauen, Daten zwischen Systemen abtippen. Faustregel: was ein Mensch nach Schema F macht, kann ein System machen, und der Mensch macht das, wofür es ihn braucht.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Eine einzelne Automatisierung (ein Ablauf, eine Schnittstelle) liegt im vierstelligen Bereich, verkettete Abläufe mit mehreren Systemen darüber. Entscheidend ist die Gegenrechnung: ein Angebotsprozess, der 14.500 Euro im Jahr an Handarbeit und Fehlern kostet, rechtfertigt ein 9.000-Euro-Projekt, das nach 8 Monaten bezahlt ist. Genau diese Rechnung liefert der Prozess-Check ab 750 Euro, bevor gebaut wird.
Prozesse automatisieren mit KI, was heißt das konkret?
KI übernimmt die Schritte, die bisher menschliches Lesen und Einordnen brauchten: eine E-Mail verstehen und zuordnen, einen Beleg erkennen, einen Text vorformulieren, einen Lead bewerten. Die Regel dabei: KI schlägt vor, der Mensch entscheidet, und bei Unsicherheit sagt das System 'weiß ich nicht' statt zu raten. Automatisierung ohne KI bleibt für alles richtig, was festen Regeln folgt.
Wann lohnt sich Automatisierung nicht?
Bei Abläufen, die selten vorkommen, ständig anders sind oder von Ausnahmen leben. Und bei Prozessen, die noch gar nicht geklärt sind: Chaos zu automatisieren ergibt schnelles Chaos. Unsere Grenze steht fest: liegt die Amortisation über 30 Monaten, raten wir ab. Dann ist das Geld woanders besser angelegt.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Meist nicht. Automatisierung verbindet, was ihr schon habt: Buchhaltung, Warenwirtschaft, E-Mail, Shop, Kalender. Auch Systeme ohne fertige Schnittstelle lassen sich anbinden. Gewechselt wird nur, was wirklich nicht mehr trägt, und das zeigt sich im Prozess-Check.
Wie schnell macht sich das bemerkbar?
Die erste Automatisierung läuft nach Wochen, nicht Monaten, und ihr merkt es an der Stelle, die vorher täglich genervt hat. Wir fangen bewusst mit einem klar umrissenen Ablauf an, der schnell messbar ist, statt mit einem Großprojekt. Danach entscheidet ihr anhand echter Zahlen, was als Nächstes drankommt.
Fangt mit dem Ablauf an, der am meisten nervt.
Der Prozess-Check ab 750 Euro misst, was eure Abläufe heute kosten, und sagt euch, welche Automatisierung sich zuerst rechnet. Und welche nicht.
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