KI-Chatbot für Unternehmen: Was er kann, was er kostet, wo er lügt.
Die ehrliche Antwort vorweg: Für Standardfragen reicht oft ein fertiger Baukasten. Ein eigener Bot lohnt sich erst, wenn er mit euren echten Daten arbeiten soll. Hier steht, wo die Grenze verläuft und was beides kostet.
Kurz gefasst: Ein Chatbot-Baukasten (Abo, etwa 20 bis einige hundert Euro im Monat) reicht, wenn der Bot Standardfragen auf der Website beantworten soll. Ein eigener KI-Chatbot lohnt sich, wenn er an eure Systeme und Unterlagen angebunden sein soll: Bestellstatus, Termine, Wissen aus euren Dokumenten. Die Grenze ist nicht die KI, sondern die Anbindung. Und die wichtigste Eigenschaft eines guten Bots ist nicht Eloquenz, sondern dass er „weiß ich nicht" sagen kann und dann an einen Menschen übergibt.
Wann der Baukasten reicht, und wann nicht.
Baukasten reicht, wenn …
- … der Bot Fragen beantworten soll, die auf eurer Website ohnehin stehen: Öffnungszeiten, Leistungen, Kontakt.
- … keine Anbindung an eure Systeme nötig ist und keine Kundendaten im Spiel sind.
- … ihr erst einmal testen wollt, ob eure Besucher überhaupt mit einem Bot schreiben.
- … das Abo dauerhaft günstiger bleibt als ein Projekt. Bei reiner Website-FAQ ist es das meist.
Eigener Bot lohnt sich, wenn …
- … er aus euren eigenen Unterlagen antworten soll: Produktdaten, Preislisten, Anleitungen, interne Regeln.
- … er in eure Systeme greifen soll: Bestellstatus aus der Warenwirtschaft, Termine aus dem Kalender, Tickets ins Helpdesk.
- … Datenschutz zählt: EU-Hosting, keine Kundendaten zum Training fremder Modelle, klare Datenflüsse.
- … er auf mehreren Kanälen antworten soll, Website und WhatsApp und E-Mail, mit einem gemeinsamen Wissensstand.
Was ein Chatbot einspart, gerechnet statt behauptet.
Gerechnetes Beispiel
Ein Betrieb mit 30 Kundenanfragen am Tag, konservativ gerechnet.
- Davon Standardfragen (Status, Zeiten, Ablauf)
- rund die Hälfte
- Zeit je Antwort von Hand
- 4 Minuten
- Gebundene Zeit im Jahr
- rund 250 Stunden
- Bei 45 € interner Stundensatz
- über 11.000 € im Jahr
Ob sich das gegen euer Anfrageaufkommen rechnet, prüft der Prozess-Check ab 750 Euro, bevor eine Zeile gebaut wird. Liegt die Amortisation über 30 Monaten, raten wir ab.
WhatsApp als Kundenkanal
Für viele Betriebe schreiben Kunden längst per WhatsApp, gerade im Handwerk und im Service. Über die WhatsApp-Business-Schnittstelle antwortet derselbe Bot dort, wo die Kunden ohnehin sind: Terminanfragen, Statusfragen, Erstinfos.
Die Regeln bleiben dieselben wie auf der Website: antworten nur aus euren Unterlagen, bei Unsicherheit „weiß ich nicht" sagen und an einen Menschen übergeben, jede Übergabe landet nachvollziehbar in eurem System statt in einem privaten Chatverlauf.
KI-Chatbot: die Fragen dahinter.
Was kostet ein KI-Chatbot für die Website?
Fertige Baukästen kosten als Abo zwischen etwa 20 und einigen hundert Euro im Monat, je nach Umfang. Ein eigener KI-Chatbot, der an eure Unterlagen und Systeme angebunden ist, ist ein Entwicklungsprojekt: der Preis hängt an der Zahl der Anbindungen und liegt je nach Zuschnitt im vier- bis unteren fünfstelligen Bereich, einmalig statt monatlich. Was euer Fall kostet, rechnet der Prozess-Check zum Festpreis ab 750 Euro aus.
Chatbot kaufen oder entwickeln lassen?
Ein Baukasten reicht, wenn der Bot nur Standardfragen von der Website beantworten soll und keine Anbindung an eure Systeme braucht. Entwickeln lassen lohnt sich, wenn der Bot mit euren echten Daten arbeiten soll: Bestellstatus aus der Warenwirtschaft, Termine aus dem Kalender, Antworten aus euren eigenen Unterlagen statt aus dem Internet. Die Grenze ist die Anbindung, nicht die KI.
Erfindet der Chatbot Antworten?
Ein gut gebauter nicht. Die Regel, nach der wir bauen: der Bot antwortet ausschließlich aus euren freigegebenen Unterlagen, und wenn er etwas nicht weiß, sagt er das und übergibt an einen Menschen. Ein Bot, der lieber gut klingt als richtig liegt, kostet mehr Vertrauen als er Zeit spart. Genau deshalb gehört zu jedem Projekt eine Testphase mit euren echten Kundenfragen.
Geht das auch über WhatsApp?
Ja, über die WhatsApp-Business-Schnittstelle. Der gleiche Bot, der auf der Website antwortet, kann Kundenanfragen per WhatsApp beantworten, mit denselben Regeln und derselben Übergabe an Menschen. Für viele Betriebe ist das der Kanal, auf dem Kunden ohnehin schreiben, gerade im Handwerk und im Service.
Was ist mit Datenschutz?
Für den Mittelstand die entscheidende Frage. Unsere Linie: Hosting in der EU, keine Kundendaten zum Training fremder Modelle, klare Auskunft darüber, welche Daten der Bot sieht und was gespeichert wird. Bei Baukästen aus Übersee ist genau das oft der wunde Punkt, den man erst im Kleingedruckten findet.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Bot an euren Unterlagen steht in Wochen, nicht Monaten. Danach zählt die Pflege: jede echte Kundenfrage, die der Bot nicht beantworten konnte, macht ihn im nächsten Schritt besser. Wir betreiben und entwickeln weiter, wenn ihr wollt, der Code gehört wie immer euch.
Findet heraus, ob sich ein Bot bei euch rechnet.
Der Prozess-Check ab 750 Euro zählt eure echten Anfragen und rechnet aus, was ein Bot einspart. Fällt die Antwort 'lohnt nicht' aus, sagen wir das.
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