Eigenes CRM entwickeln lassen: Was es kostet und wann es sich lohnt.
Die ehrliche Antwort vorweg: Nicht jeder Betrieb braucht ein eigenes CRM. Hier steht, wann Standardsoftware reicht, wann sich Entwicklung rechnet und wie ihr das für euren Betrieb in einer Woche belastbar herausfindet.
Kurz gefasst: Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn Standardsoftware eure Abläufe in ein Korsett zwängt oder die Lizenzkosten pro Nutzer über die Jahre teurer werden als eine Eigenentwicklung. Es lohnt sich nicht, wenn eure Vertriebsprozesse gängigen Mustern folgen, dann ist ein fertiges CRM schneller und günstiger. Ob euer Fall das eine oder das andere ist, klärt eine einwöchige Prozess-Analyse zum Festpreis, an deren Ende eine Kosten-Nutzen-Rechnung steht, keine Verkaufspräsentation.
Wann ihr kein eigenes CRM braucht.
Wir verdienen an Entwicklung, nicht an Lizenzen. Trotzdem, oder gerade deshalb: die erste Frage ist immer, ob es ein fertiges Werkzeug auch tut.
Standardsoftware reicht, wenn …
- … euer Vertrieb klassisch läuft: Kontakte, Termine, Angebote, Abschluss. Das können HubSpot, Pipedrive und Co. gut.
- … ihr weniger als eine Handvoll Nutzer habt und die Lizenzkosten überschaubar bleiben.
- … ihr noch gar nicht wisst, wie euer Prozess aussehen soll. Erst den Ablauf klären, dann das Werkzeug wählen.
- … ein fertiges Tool eure Anforderungen zu 90 Prozent abdeckt. Die letzten 10 Prozent sind selten die Entwicklung wert.
Entwicklung lohnt sich, wenn …
- … euer Ablauf nicht ins Standard-Raster passt: eigene Prozessschritte, eigene Begriffe, Freigaben, Gewerke, Projektlogik.
- … das CRM mit Systemen sprechen muss, die kein Standard kennt: Warenwirtschaft, Branchensoftware, Maschinendaten.
- … die Lizenzrechnung kippt: ab einer gewissen Teamgröße kosten fertige CRMs pro Jahr mehr, als eine Eigenentwicklung einmalig kostet.
- … Excel das eigentliche CRM ist und jeder Kollege eine eigene Version pflegt. Dann ist der Prozess schon individuell, nur eben ohne System.
Was ein CRM-Projekt kostet, und woran man das festmacht.
Eine Preisliste wäre gelogen: den Preis bestimmt der Zuschnitt. Drei Faktoren treiben ihn: wie viele Abläufe das System abbilden soll, wie viele bestehende Systeme es anbinden muss, und wie viel Altdaten-Übernahme ansteht. Was sich seriös sagen lässt: ein schlankes CRM für einen kleinen Betrieb liegt im unteren fünfstelligen Bereich, und die Rechnung gegen laufende Lizenzkosten geht oft schneller auf, als man denkt.
Beispielrechnung: Handarbeit gegen System
Zahlen aus einem echten Projektzuschnitt, gerundet.
- 40 Angebote im Monat, je 25 Minuten von Hand
- rund 12.100 € / Jahr
- Nacharbeit durch Übertragungsfehler
- rund 2.400 € / Jahr
- Kosten des Ist-Zustands
- rund 14.500 € / Jahr
- Projektpreis des Systems
- 9.000 € einmalig
- Bezahlt nach
- 8 Monaten
Die Lizenz-Gegenrechnung
Fertige CRMs kosten je nach Anbieter und Paket zwischen 15 und 150 € pro Nutzer und Monat, jedes Jahr, für immer. Bei zehn Nutzern sind das über fünf Jahre schnell 20.000 bis 90.000 € an Lizenzen, für ein Werkzeug, das euch nie gehört und sich eurem Ablauf nur begrenzt anpasst.
Ein entwickeltes CRM kostet einmal und gehört danach euch. Es gibt keine Kosten pro Nutzer, und die Wartungspauschale deckt Betrieb und Weiterentwicklung. Ab welcher Teamgröße die Rechnung kippt, hängt vom Zuschnitt ab, genau das rechnet der Prozess-Check aus.
Wichtig gegen die eigene Begeisterung gerechnet: Liegt die Amortisation über 30 Monaten, raten wir ab. Das steht so in unserer Methodik, und wir halten uns daran.
Vom Erstgespräch zum laufenden System.
Erstgespräch
Ihr beschreibt, was gerade Zeit kostet. Wir sagen ehrlich, ob wir die Richtigen sind, oder ob ein fertiges Werkzeug reicht.
Prozess-Check
Wir analysieren eure Abläufe. Am Ende: ein Dokument mit Kosten-Nutzen-Rechnung und klarer Empfehlung. Bei Beauftragung wird der Preis verrechnet.
Entwicklung
Wöchentlich lauffähige Zwischenstände statt monatelanger Funkstille. Ihr korrigiert, bevor etwas in die falsche Richtung wächst.
Betrieb
Wartung und Weiterentwicklung aus einer Hand. Der Code gehört euch, ihr seid nie gebunden.
CRM entwickeln lassen: die Fragen dahinter.
Was kostet es, ein CRM entwickeln zu lassen?
Das hängt vom Zuschnitt ab: Zahl der Abläufe, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Datenübernahme. Ein schlankes CRM für einen kleinen Betrieb liegt im unteren fünfstelligen Bereich, komplexe Systeme darüber. Statt einer Preisliste rechnen wir im Prozess-Check (Festpreis ab 750 Euro, wird bei Beauftragung verrechnet) konkret aus, was euer Zuschnitt kostet und was er einspart. Die Empfehlung kann auch lauten, bei Standardsoftware zu bleiben.
Wie lange dauert die Entwicklung eines CRM?
Ein erster lauffähiger Stand steht je nach Umfang nach 2 bis 12 Wochen. Wir arbeiten in wöchentlichen Zwischenständen, ihr seht also jede Woche, was entstanden ist, und könnt korrigieren, bevor etwas in die falsche Richtung wächst.
Wem gehört der Programmcode?
Euch. Der Code geht rechtlich in euer Eigentum über. Ihr könnt jederzeit mit einem anderen Dienstleister weitermachen oder das System selbst betreiben. Es gibt keine Lizenzkosten pro Nutzer und keine Abhängigkeit von uns.
Was passiert mit unseren Daten aus Excel oder dem alten System?
Die Übernahme gehört zum Projekt: Wir bereinigen die Bestände, führen Dubletten zusammen und übernehmen die Daten strukturiert ins neue System. Der Betrieb läuft während der Umstellung normal weiter.
Reicht nicht ein fertiges CRM wie HubSpot oder Pipedrive?
Oft ja, und dann sagen wir das auch. Gerade für kleine Unternehmen mit klassischem Vertrieb ist ein fertiges CRM meist die richtige Wahl. Individuell lohnt sich, wenn das Werkzeug sich eurem Betrieb anpassen soll statt umgekehrt: eigene Begriffe, eigene Prozessschritte, Anbindung an Systeme, die kein Standard kennt, oder Lizenzkosten, die bei eurer Teamgröße über die Jahre teurer werden als eine Eigenentwicklung.
Wer betreibt und wartet das CRM nach dem Start?
Wir, wenn ihr wollt: Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung kommen aus einer Hand, mit monatlicher Pauschale statt Überraschungsrechnungen. Weil der Code euch gehört, seid ihr dabei nie gebunden.
Findet in einer Woche heraus, was euer Fall ist.
Der Prozess-Check (ab 750 Euro, bei Beauftragung verrechnet) rechnet aus, was ein CRM für euren Betrieb kostet und einspart. Fällt die Antwort 'Standardsoftware reicht' aus, sagen wir das.
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